Svenska Postkodlotteriets visselblåsarfunktion

En ”visselblåsare” är en person som rapporterar information om ett misstänkt missförhållande på ett företag, exempelvis om mutor eller trakasserier. Benämns även som ”rapporterande person”.

En repressalie är en åtgärd eller underlåtenhet som kan skada eller skadar en person för att personen har rapporterat ett misstänkt missförhållande.

Visselblåsarlagen ger visselblåsaren ett skydd mot repressalier. Om en visselblåsare utsätts för repressalier har visselblåsaren ansvarsfrihet (exempelvis vid brott mot sekretessavtal) och rätt till skadestånd.

Repressalieförbudet gäller även till skydd för personer som hjälper den rapporterande personen vid rapporteringen, såsom förtroendevalda och skyddsombud, samt för personer med en viss koppling till den rapporterande personen, såsom anhöriga och kollegor.

Ett visselblåsarärende innebär att en person rapporterat information om ett misstänkt missförhållande. Personen ska ha fått kunskap om informationen i ett arbetsrelaterat sammanhang och rapportera den under tiden personen arbetar för eller på företaget (se ovan vilka personkretsar som har rätt att rapportera via den här visselblåsarfunktionen). Det ska även finnas ett allmänintresse av att informationen kommer fram.

Ja. Du kan välja att vara anonym och då kan vi inte ta reda på din identitet. Vi kommer oavsett om du väljer att vara anonym eller inte, alltid att skydda din identitet när du använder dig av vår visselblåsarfunktion. De personer som tar emot din rapport och utreder ärendet har tystnadsplikt.

Det kan i vissa fall vara svårt att bekräfta uppgifter som lämnas anonymt och vara nödvändigt för utredningens fortsatta handläggning att få tillgång till dina personuppgifter. Det blir då upp till dig om du vill lämna ut dina personuppgifter till oss, så att vi kan utreda ärendet vidare.

Ja. Du behöver inte ha bevis för att kunna rapportera din misstanke men du ska vara i god tro och ha skälig anledning att anta att informationen om missförhållandet är sann.

Särskilt utsedda personer hos vår externa leverantör Lantero, som agerar självständigt och oberoende av Svenska Postkodlotteriet, tar emot din rapport gör en initial bedömning av om informationen faller inom ramen för ett visselblåsarärende och bör överlämnas för utredning internt (till Svenska Postkodlotteriets HR-chef och Chefsjurist) eller externt (till advokat). Utredaren gör härefter en egen bedömning och avgör om informationen kan läggas till grund för ett visselblåsarärende. Om inte, avskrivs ärendet från vidare handläggning.

Om utredaren beslutar att inleda ett visselblåsarärende följer en utredningsfas. Är utredaren extern, utmynnar utredningen i en rapport med en rekommendation om åtgärd eller vidare hantering. Rapporten skickas till HR-chefen och Chefsjuristen som slutför ärendet med stöd av advokatens rekommendation. Intern utredare är HR-chef och Chefsjurist och de hanterar och slutför ärendet med de resurser som krävs.

Det är dessa personer som kommer ha kontakt med dig, följa upp det du rapporterat och lämna återkoppling till dig om uppföljningen av ärendet. Var och en av de behöriga personerna som handlägger ett ärende har tystnadsplikt. Du kan dessutom vara anonym.

Efter att du fått en bekräftelse om att din rapport mottagits kan handläggaren behöva återkomma med följdfrågor och begära ytterligare information. Handläggaren gör detta för att kunna bedöma om en utredning ska inledas eller inte. Om en utredning inleds kommer du, inom tre månader, att få återkoppling om vilka åtgärder som planeras eller har vidtagits och skälen för dessa. Du kommer också informeras om hur den fortsatta återkopplingen kommer att se ut.

Ja. Vi behandlar personuppgifter när det är nödvändigt för att handlägga, utreda och kommunicera i ett ärende. Vi har enligt visselblåsarlagen en skyldighet att tillhandahålla en visselblåsarfunktion och om en rapport leder till att ett ärende och en utredning inleds kommer vi att behöva behandla personuppgifter för att kunna föra utredningen framåt. Personuppgifterna kan till exempel vara namn, personnummer, adress, anställnings- eller arbetsförhållande och relation till den eller de som utreds inom ramen för ärendet. Grunden för vår behandling är rättslig förpliktelse.

Det är endast särskilt utsedda personer som är behöriga att ta emot, följa upp och lämna återkoppling på rapporter som får ha tillgång till personuppgifter som behandlas i ett ärende. Dessa personer har dessutom bara tillgång till de uppgifter de behöver för att kunna utföra sina arbetsuppgifter.

Det kan bli nödvändigt att dela dina personuppgifter med andra för att kunna driva ärendet vidare, och då kommer vi informera dig om detta innan vi delar uppgifterna. Det kan handla om åtgärder som behöver vidtas av juridik- eller HR-funktionen eller rapporter som ska användas som bevisning i en rättsprocess (exempelvis arbetsrättsliga tvister). I undantagsfall kommer vi inte kunna informera dig i förväg och det beror på att detta skulle förhindra eller försvåra utredningen.

En person vars personuppgifter behandlas i ett ärende har ett antal rättigheter enligt gällande dataskyddslagstiftning. En utpekad persons rättigheter är i vissa fall begränsade. Detta beror på att det kan finnas risk för att utredningen störs eller hindras om rättigheterna uppfylls.

Uppgifter som kan röja identiteten på den rapporterande personen eller andra personer som förekommer i ett ärende lämnas inte ut.

Om du har frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter eller om du vill använda de rättigheter du har när vi behandlar dina personuppgifter är du välkommen att kontakta vårt dataskyddsombud på dpo@postkodlotteriet.se.

Personuppgifter som förekommer i ett ärende raderas när ärendet är avslutat.

Om personuppgifter som uppenbart inte är relevanta för ärendet samlats in av misstag raderar vi uppgifterna direkt.

Personuppgifter behandlas aldrig längre än två år från ett avslutat ärende.